معرفی

مرکز اسناد حوزه و روحانیت به منظور صیانت از هویت و تاریخ حوزه و روحانیت و اهتمام جدی در راستای گردآوری، ساماندهی، حفظ و نگهداری، اطلاع ­رسانی و انجام مطالعات و تحقیقات مورد نیاز اسناد و مدارک مهم آرشيوي حوزه های علمیه و نهضتی جهت حفاظت و جلوگیری از امحاء اسناد گران بهای مکتب اهل بیت عصمت و طهارت علیهم السلام، در سال 1394 تأسیس شد. با عنایت شورای عالی حوزه های علمیه، طی مصوبه 1262 مورخه 19/12/97 این شورا،  و به منظور شناسایی، ثبت، ساماندهی و اشاعه اسناد حوزه ­های علمیه و روحانیت و همچنین به منظور تبیین و تعریف سیر تاریخی حوزه های علمیه با بهره گیری از اسناد تاریخی، مرکز اسناد حوزه و روحانیت به شرح مواد ذیل تأسیس می گردد: این مرکز با توجه به احساس نیاز و دغدغه مراجع عظام تقلید و بزرگان حوزه علمیه در صیانت از سیره علمای سلف و حفظ سنن اصیل آن در راستای مأموریت و شرح وظایف خود، اسناد مربوط به حوزه و روحانیت را گردآوری، ساماندهی، حفظ و نگهداری نموده و در این مدت کوتاه و با توفیق الهی موفق به گردآوری بیش از یکصد هزار برگ انواع سند و تصویر از گذشتگان و نقش آفرینان این شجره طیبه نموده است.

با عنایت ویژه اعضای محترم شورای عالی حوزه و ابلاغ مدیر محترم حوزه های علمیه، بر اساس آیین نامه مصوب شورای پژوهش حوزه و زیر نظر مشاور مدیر و مسئول حوزه مدیریت حوزه های علیمه فعالیت می کند.

سیاست ها و اهداف مرکز

1- اهتمام به شناسایی و گردآوری جامع و فراگیر اسناد حوزه و روحانیت؛

2- اهتمام به بهره­ گیری حداکثری از ظرفیت ­های حوزه در داخل و خارج ایران جهت غنی سازی بانک اسناد حوزه و روحانیت؛

3- اهتمام به رعایت استانداردهای لازم و اصولی در زمینه آرشیو و نگهداری اسناد؛

4- بهره ­گیری از فناوری های نوین در زمینه شناسایی، گردآوری، مرمت، ساماندهی و طبقه­ بندی اسناد حوزه و روحانیت؛

5- اهتمام به تبادل اطلاعات با سایر مراکز اسناد ملی و فرا ملی با رعایت طبقه ­بندی اسناد حوزوی؛

6- اهتمام ویژه به تبیین و توسعه، ارزش ­ها و دستاوردهای حوزه و روحانیت با استفاده هوشمندانه از اسناد؛

7- اهتمام ویژه به طبقه بندی اسناد حوزه و روحانیت و صیانت از آنها؛

8- اهتمام به ایجاد امکانات و فضای مناسب جهت معرفی هدفمند اسناد حوزه و روحانیت؛

9- توجه به رعایت شئون و مصالح حوزه و روحانیت در همه فعالیت ­ها به ویژه در نمایش و عرضه اسناد و تبادل اطلاعات.

وظایف و اختیارات

1- شناسایی و گردآوری فراگیر اسناد مربوط به حوزه و روحانیت؛

2- ارزشیابی اسناد جمع ­آوری شده و ارزش­گذاری آنها براساس سنجه­ ها و شاخص ­های مصوب؛

3- ثبت اسناد جمع ­آوری شده در دفتر اسناد مربوطه؛

4- طبقه ­بندی اسناد ارزش­گذاری شده به تفکیک اهمیت و دسترس پذیری و مصالح حوزه و روحانیت؛

5- انجام تمهیدات لازم جهت حفظ و حراست فیزیکی و دیجیتالی از اسناد؛

6- انجام اقدامات لازم جهت ساماندهی، ترمیم و مرمت اسناد آرشیوی جمع ­آوری شده؛

7- تهیه، تنظیم و ایجاد بانک ­های جامع اطلاعات از اسناد موضوع ماده 1؛

8- فراهم ­سازی دسترسی آسان به اسناد آرشیوی برای اساتید، پژوهشگران، مورخین و فیلم­سازان براساس طبقه بندی صورت گرفته؛

9- ارتباط و تعامل سازنده با سازمان ­ها و نهادهای داخلی و خارجی، بیوت مراجع عظام تقلید(دامت برکاتهم)، علما و روحانیون جهت گردآوری اسناد؛

10- انجام تمهیدات لازم جهت ثبت و ضبط تاریخ شفاهی حوزه­ های علمیه با لحاظ پرهیز از موازی کاری و دوباره کاری؛

11- انجام تمهیدات لازم جهت نشر، نمایش و ارائه اسناد حوزه و روحانیت به عموم مردم در قالب ­های متناسب با رعایت طبقه ­بندی­ های صورت گرفته؛

12- برنامه ­ریزی جهت خرید یا قبول اهداءِ اسناد حوزه و روحانیت و خدمات مربوط به آن؛

13- ایجاد ساز و کار لازم جهت نگهداری امانی اسناد؛[3]

14- سایر وظایف محوله مرتبط.

بخش ها

1. شناسایی و گردآوری

بر اساس وظایف محوله و آیین نامه مصوب، مرکز اسناد حوزه موظف است اصل یا تصویر تمامی اسناد و مدارک مرتبط با حوزه و روحانیت و اسناد تهیه یا واصل شده به مرکز مدیریت حوزه های علمیه، مدارس و مدیریت ­های استانی و سایر مراکز وابسته را که در تصرف آن قرار دارد و از لحاظ علمی، سیاسی، فرهنگی، اداری و… ارزش نگهداری داشته باشد را شناسایی و گردآوری نماید.

2. ساماندهی منابع

جهت سهولت، سرعت و جامعیت در امر بازیابی و دسترسی محققین و پژوهشگران به اطلاعات آرشیوی حوزه و روحانیت، فرآیند ساماندهی در قالب فهرست­نویسی، رده ­بندی، مستندسازی، نمایه سازی و چکیده ­نویسی اسناد منطبق با استانداردها و نیازها صورت می گیرد.

3. دیجیتال سازی

یکی از راه های حفاظت از اسناد تاریخی، دیجیتال سازی یا تولید اسناد رقومی است. این فرآیند با بهره گیری از اسکنرهای حرفه ای و نرم افزارهای استاندارد و توان نیروی متخصص در مرکز اسناد حوزه و روحانیت در حال  انجام بوده و بخش اعظمی از اسناد ارزشمند تبدیل به فایل های دیجیتال شده و در اختیار محققان و مراجعان قرار دارد.

4. اشاعه اطلاعات اسناد

اهم فعالیت­ های مرکز در این بخش:

* ارائه خدمات گوناگون در زمینه اطلاع رسانی اسناد به مراجعین؛

* انتشار مجموعه ­های اسنادی با موضوع حوزه و روحانیت؛

* عرضه بانک­ های اطلاعاتی متنوع؛

* عرضه فهرست اسناد موجود در آرشیو؛

* ارائه موضوعات پژوهشی همسو با اهداف و وظایف مرکز.

5. آرشیو

بسیاری از اسناد و مدارک تاریخی به دلیل عدم نگهداری صحیح، استفاده از روش ­های نامناسب حفاظتی و مرمت غیر اصولی در معرض تخریب و نابودی قرار می گیرند. مرکز اسناد حوزه و روحانیت به عنوان متولی حفظ میراث مکتوب حوزه های علمیه آمادگی دارد اسناد ارزشمند را در محیطی استاندارد نگهداری و آرشیو نماید.

6. نمایشگاه اسناد

تالار نمایشگاهی مرکز اسناد حوزه و روحانیت، به جهت معرفی فعالیت ها، نوع اسناد موجود در مجموعه و آشنایی مراجعه کنندگان با این مرکز ایجاد شده است. این نمایشگاه بخش های متنوعی از اسناد، تصاویر، اطلاعات تاریخی، کتابخانه تخصصی و نمونه های مرکز اسناد را در خود جای داده است و همه روزه در ساعات اداری پذیرای علاقه­ مندان و پژوهشگران است.

7. بخش نشریات

یکی از برنامه های مستمر مرکز اسناد حوزه و روحانیت پایش، شناسایی و گردآوری اطلاعات، نشریات و مطبوعات قدیمی با موضوعات حوزوی است که اطلاعات ارزشمندی در این مجموعه گردآوری شده، خروجی این بخش در قالب بانک اطلاعات در دسترس محققین و علاقه مندان قرار دارد.

8. کتابخانه تخصصی اسناد

در راستای رسالت و مأموریت های مرکز اسناد و بهره برداری مناسب از منابع و جهت تسریع و تسهیل دسترسی پژوهشگران و محققان، به منابع و کتاب های مرتبط با موضوع حوزه و روحانیت، کتابخانه تخصصی اسناد در محل این مرکز ایجاد شده و در اختیار علاقه ­مندان قرار دارد. منابع متنوع این کتابخانه با موضوعات زندگی نامه علما و شخصیت های حوزوی، تاریخ حوزه های علمیه، اسناد روحانیت، اماکن حوزوی، سیر تحول در حوزه های علمیه و… را شامل می شود. مجموعه سازی و تکمیل منابع کتابخانه به صورت مستمر در حال انجام است.

9. منابع غیر مکتوب

این بخش شامل اشکال مختلف منابع دیداری و شنیداری (عکس، پوستر، کارت پستال، تمبر، نوارهای کاست، فیلم ­ها، میکرو فیلم­ ها، نگاتیو و…) و اقسام مختلف منابع دیجیتال، فایل ها، لوح های فشرده، انباره های اطلاعاتی و… با موضوع حوزه و روحانیت می شود.

10. پرونده تحصیلی طلاب

این مجموعه شامل بایگانی کامل پرونده تحصیلی طلاب و فضلای حوزه علمیه قم در سال های 1325 لغایت 1346، بوده و حاوی اطلاعات فردی و پیشرفت تحصیلی، مکاتبات نظام وظیفه، گواهی ها، کارت های تحصیلی، معرفی نامه ها و… است.

شورای اسناد

شورای اسناد به عنوان مهمترین رکن مرکز، وظیفه سیاست گذاری و تعیین خط مشی کلی، تصویب آیین نامه ها و تعیین شاخص ها، ارزیابی مستمر، تصویب برنامه و بودجه سالانه، بررسی و تأیید صلاحیت مدیر و اعضای کارگروه های علمی اسناد را بر عهده دارد و مرکب است از:

1. مدیر حوزه ­های علمیه(رئیس شورا)؛
2. مسئول دبیرخانه شورای عالی؛
3. معاون پژوهش حوزه ­های علمیه؛
4. مسئول مرکز امور صیانتی حوزه های علمیه؛
5. مسئول مرکز فناوری اطلاعات حوزه ­های علمیه؛
6. مسئول مرکز اسناد حوزه و روحانیت (دبیر)؛
7. سه نفر از صاحب نظران حوزوی در عرصه اسناد؛

وظایف شورای اسناد حوزه و روحانیت

1. تصویب خط مشی کلی و برنامه‌ریزی ­های مرکز اسناد حوزه و روحانیت در چارچوب مصوبات شورای عالی؛
2. تصویب آیین نامه ­ها، دستورالعمل­ ها، شیوه ­نامه ­ها و ضوابط مورد نیاز مرکز اسناد در چارچوب مصوبات شورای عالی؛
3. تصویب شاخص ­ها، معیارها و استانداردها و تعرفه­ های مرکز اسناد و ارزیابی مستمر آنها؛
4. بررسی و ارزیابی گزارش‌ها و نتایج عملکرد مرکز اسناد؛
5. بررسی و تصویب کارگروه­ های مورد نیاز و تعیین اعضاء و شرح وظایف آنها؛
6. تصمیم­ گیری در خصوص تقویم و خرید اسناد؛
7. تصمیم­ گیری در خصوص خروج فیزیکی رونوشت اسناد براساس دستورالعمل مربوطه؛
8. تصمیم­ گیری نسبت به اسناد زائد و نظارت بر اهداء فروش و یا امحاءِ آنها؛
9. تصویب پیشنهاد برنامه و بودجه سالانه مرکز اسناد و ارائه به مراجع ذی­صلاح؛
10. انجام سایر وظایف محوله مرتبط توسط مدیر حوزه ­های علمیه.

1- انواع سند مورد نظر عبارتند از: کلیة اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، گزارش ها، صورت­جلسه ­ها و صورت مجلس ­ها، قراردادها، ابلاغ ­ها، دستورات، توصیه ­ها، مدارک و سوابق علمی، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط‌‌ صوت و سایر اسناد و مدارک مربوط به حوزه و روحانیت.

11. 2- تعریف پیایند: هر اثری که به‌صورت پیاپی و معمولاً در فواصل معیّن منتشر شود و قاعدتاً پایانی نیز بر آن مترتّب نباشد؛ پیایند خوانده می‌شود. این اصطلاح به نشریه‌های ادواری، روزنامه‌ها، سالنامه‌ها، سلسله تک‌نگاشت‌های شماره‌دار، مجموعه مقالات همایش‌ها، و یادواره‌های انجمن‌ها اطلاق می‌گردد.
12. 1- اسنادی که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت امانت به مرکز اسناد، جهت نگهداری داده می ­شوند.
13. 1- جابه­ جایی فیزیکی اصل اسناد، حسب صلاحدید مدیر حوزه ­های علمیه در داخل مرکز مدیریت حوزه ­های علمیه، بلامانع است.